#0 学習塾 / 習い事・教室に最適な顧客・売上管理をGoogleスプレッドシートで作ろう！

どうも、anTechです。

今回から、連載的の計画として、学習塾 / 習い事に使ってもらえそうな、顧客・売上管理システムをGoogleスプレッドシートで作る記事を書いていこうと思います。

今のところは、10記事目くらいで、ある程度形になるものができれば良いなと考えています。

超基礎から書いていく予定でもあるので、ゼロから参考にしていただくのでも大丈夫ですし、必要な機能、参考にしたい箇所だけピックアップしていただいても大丈夫です。

また、記事下のお問い合わせフォームや、メニューにあるお問い合わせフォームから、書いていない記事のリクエストや、すでに、ご自身・会社で扱っているExcelファイル・スプレッドシートファイルの改善相談も受け付けていますので、ぜひ、お問い合わせください！

まずは、必要な機能を洗い出そう

さて、実際にシステムの機能を作っていく前に、最終的なゴールをざっくりでも挙げていきましょう。

いきなりスプレッドシートで表を作っていくのも、もちろん良いのですが、「こういう機能があったらいいなぁ」と書き出すだけでも、次回からの記事を参考に作りながら、自分で列を追加したりなど、使いやすいようにカスタマイズできるようになります。

私が、今回作成しようとしている機能・シートは、以下のとおりです。

対象は「学習塾 / 音楽・楽器教室 / ダンス教室 / 習字などの小規模な習い事」

• 「名簿管理」シート
  • 通っている生徒さんの名前や誕生日などの基本情報に加え、緊急連絡先など、生徒自身に紐づく情報を管理していきます。
  • また、習い事であれば、契約しているプラン（週1回プランや、通い放題プランなど）も一緒に管理しておくことで、生徒さんがどのプランを契約しているかなどが検索できるようになります。
• 「プラン・金額管理」シート
  • 提供しているプランの金額、複数の先生がそれぞれ専門性があって、生徒さんに提供していることを考慮して、先生も管理するようにします。
  • また、名簿管理シートを参照することによって、プランを契約している人数を把握できるようになります。
• 「出席簿」シート
  • 習い事によっては、１つの教室のなかで複数のレッスン・授業を提供していることが多いと思われます。
    • 例えば、同じ音楽教室の中で、「月曜と木曜はピアノコース」「火曜と金曜はフルートコース」みたいに。
      • それぞれ先生が違う場合なども考慮して、先生をが表示される欄なども設けて、名簿管理シートと連携させて自動で表示できるようにします。
• 「領収書」シート
  • 習い事教室や形態によって、月謝の支払い方法は、口座振替や現金払いなど、いろいろあると思いますが、確定申告や決算の観点からも、領収書を作成しておくことに越したことはありません。
  • 特に現金で月謝を回収している事業主様は、必ず、領収書を発行してください。実際のお客様にお渡しするかどうかは別として、保持しておくことは必須です。
    • 事業主様によっては、2023年10月より開始されるインボイス制度に登録されている事業主様もいると思いますが、その場合は、インボイス制度に対応した、領収書等を発行するようにしましょう。

まとめ：自社・自店舗に必要な機能を確認しよう！

今回は、スタジオや習い事など、比較的小さな事業主様に向けた、顧客管理を作っていこうと思いますが、上記に挙げたとおり用意するべき機能は数多くあります。

「システム開発するほどの規模じゃないけど、自分で作るのは面倒」

という方は、以下のお問い合わせフォームよりご相談ください！

3年以上（現在も継続して取引中）、500名以上の生徒様と売上を管理するシステムをスプレッドシートで実施している経験から、小規模事業主様のサポートをさせていただきます。

お問い合わせ・ご相談はこちらから